Хочешь знать, как обрести столько времени, сколько тебе необходимо, и создать свою собственную сказку — сказку о найденном времени? Запомни 10 простых правил, которыми с успехом пользуются ведущие менеджеры по всему миру
Помнишь "Сказку о потерянном времени", написанную Шварцем? Ее героями были дети, которые не осознавали ценность времени и тратили его на прыгалки-скакалки, поездки на подножке трамвая и прочие шалости. Этим-то и не преминули воспользоваться злые волшебники, украв все потерянные часы юных бездельников и тем самым вернув себе молодость, а детишек наградив морщинами и сединами. Разумеется, эта сказка не про тебя. Ведь твое время расписано по минутам, а ежедневник под завязку исписан срочными делами и текущими обязанностями. Но вот незадача — времени категорически не хватает!
Хочешь знать, как обрести столько времени, сколько тебе необходимо, и создать свою собственную сказку — сказку о найденном времени? Запомни 10 простых правил, которыми с успехом пользуются ведущие менеджеры по всему миру.
Вечер утра мудренее
Секреты времени: первый секрет сохранения времени и эффективного планирования состоит в том, чтобы составлять список необходимых дел не в начале рабочего дня, а в конце предыдущего, а неделю планировать не утром в понедельник, а в пятницу вечером. К этому методу прибегают многие топ-менеджеры и успешные руководители. Думаю, не стоит объяснять, почему. Вспомни, сколько времени и чашек крепкого кофе тебе требуется по утрам, чтобы прийти в себя и обрести здравый ум, твердую память и боевой настрой. А сколько драгоценных минут тратится на праздное шатание по форумам и удаление спама из почтового ящика? То-то и оно! Конец рабочего дня просто создан для того, чтобы подвести итоги, похвалить себя за удачное завершение дел и спланировать день следующий. Пока ты еще достаточно собранна для этого и можешь спокойно и без спешки заполнить странички ежедневника.
Задача номер один
Планируя день или новую неделю, напиши список стоящих перед тобой задач в каждой из областей — на работе, в учебе, дома. А теперь расставь приоритеты, присвоив каждому делу степень важности и срочности. Например, написание курсовой по экономике — дело, конечно, важное, но вполне может потерпеть пару недель. А вот тест по английскому, назначенный на пятницу, ждать не станет — так что используй оставшиеся два дня до часа Х для изучения согласования времен и запоминания неправильных глаголов. Или и тест по иностранному и подготовка проекта требуют от тебя одинаковой срочности, но что для тебя важнее — проявить творческий потенциал, зарекомендовав себя гением креативного мышления, и добиться успеха в карьере или получить плюсик в тетрадке репетитора? Так что разделяй задачки по важности — и действуй!
Начни следующий день с задания номер один и не переключайся на другие заботы, пока не закончишь с этим. Затем приступай к миссии под следующим порядковым номером и т. д. Не переживай, если не успеешь справиться со всеми обязанностями. Самое главное, что ты выполнила важнейшие из них. Ведь секрет успешного управления временем №2 состоит не в том, чтобы выполнить максимальное количество дел за день, а в том, чтобы справиться с наиболее важными задачами, отделив их от заданий не столь необходимых и не столь срочных.
Не откладывай на завтра то, что уже отложила на сегодня
Медлительность — главный расточитель времени. Еще Бенджамин Франклин утверждал, что одно сегодня стоит двух завтра. Ведь результат проделанной работы будет очевиден сразу же, а отложенное на завтра занятие будет отравлять тебе вечер угрызениями совести и размышлениями о предстоящей трудовой повинности. Поэтому правило номер 3 эффективного тайм-менеджмента вторит знаменитой пословице: "Не откладывай на завтра то, что можно сделать сегодня".
Неважно, по какой причине ты уклоняешься от выполнения задания уже который день. Быть может, его успех зависит от встречи с неприятными тебе людьми и тебе хочется отсрочить момент этой пытки, или само занятие не внушает тебе энтузиазма. Так или иначе, промедление смерти подобно. Смерти твоего драгоценного времени и угрызениям совести по поводу многократно отложенного дела. Соберись с духом и покончи с этим недоразумением раз и навсегда! Откажись от невыгодного предложения, заключи сделку с трудным клиентом, навести больную бабушку — и сэкономь массу времени для завтрашнего дня! А не можешь или категорически не хочешь справиться с этим сама — поручи другому.
Делегируй это!
Модное словосочетание "делегирование полномочий" придумали все те же вечно занятые менеджеры. Но метод перепоручения собственных обязанностей другому знаком каждой из нас с младых ногтей. Помнишь, как ты убегала на свидание с одноклассником, оставив уборку на младшую сестричку, а взамен обещая написать за нее сочинение про честолюбивые мечтания Андрея Болконского? Или в период сессии обкладывалась горой учебников, чтобы создать видимость бурной мыслительной деятельности и переложить заботы по стирке, глажке и приготовлению обеда на маму? Примерно также обстоят дела и с делегированием, которое лежит в основе еще одного правила сохранения времени — №4.
Цель этого метода — передать дела другому, освободив время для той работы, которую можешь сделать ты и только ты. Твоя дочурка не в состоянии испечь противень пирожков с мясом, но она вполне может протереть пыль и навести порядок в ванной, пока ты займешься приготовлением ужина. Брату можно поручить поиск информации для реферата в Интернете и т. д. Мы регулярно пользуемся этим простым приемом дома, даже не замечая этого. Используй его и в офисе, передавая несложные поручения подчиненным или коллегам и тем самым высвобождая значительный пласт времени для выполнения заданий твоей компетенции.
Никогда не говори "да"
Не удивляйся, если коллеги начнут брыкаться и придумывать самые благовидные предлоги, чтобы увильнуть от возложенной на них чести, а то и с самым решительным видом изрекут категорическое "нет". Значит, они не менее тебя подкованы в вопросах эффективного тайм-менеджмента, следующий секрет времени или пятое правило которого гласит: "Цени свое время", то бишь научись отказывать нерадивым работникам, стремящимся переложить на тебя часть своей работы, и незваным визитерам, крадущим твои минуты. Даже не пытайся провернуть с такими товарищами делегирование полномочий — все равно не выйдет. Лучше бери с них пример, перенимай твердость духа и стервозность характера и научись давать отпор коллегам, которые привыкли видеть в тебе безотказную простушку, готовую жертвовать своим временем ради решения их личных проблем.
Полный порядок!
Наведи порядок в своих бумагах, в своем компьютере и на рабочем столе. Ибо шестое правило сохранения времени призывает закреплять за каждой вещью свое место, чтобы не пришлось тратить время на поиск нужного документа, договора о поставке мебели или бланка заказа. То же самое касается и твоих домашних документов. Ты можешь с уверенностью сказать, где находится инструкция к DVD-проигрывателю, или найти договор с телефонной компанией в течение трех минут? Не каждая из нас отличается подобной пунктуальностью и организованностью. А между тем разбор бумажных завалов и упорядоченность документов, счетов и фактур поможет сэкономить значительное количество времени и нервов на поиск нужной бумаги. Заведи отдельные папки для чеков, гарантийных талонов, руководств по эксплуатации техники, договоров на оказание услуг, квитанций об оплате коммунальных платежей, важных документов, результатов исследований и выписок врача. Удели созданию порядка в твоих бумагах один-два часа, и это время вернется к тебе с процентами.
Совмещай и властвуй!
В сутках никогда не станет на час больше, но ты можешь использовать свое время в два раза эффективней, если будешь совмещать приятное с полезным, а полезное с еще более полезным. Совмещение обязанностей — это седьмое правило управления временем, которое больше применимо для домашних хлопот, нежели для работы в офисе. Например, во время просмотра фильма или ток-шоу ты можешь перегладить кучу белья, устроить разбор тряпичных завалов в шкафу, проверить геометрические задачки сына, пришить пуговицу на рубашку мужа, покачать пресс, покрутить спортивный обруч или заняться маникюром и покрыть ногти лаком. Вернувшись с работы, ты можешь убить сразу двух зайцев: поставить мясо в духовку, обеспечив семейство аппетитным ужином, а пока оно покрывается румяной корочкой, самое время принять ванну с расслабляющими маслами и смыть с себя груз рабочих проблем. Пока на плите кипит борщ, ты успеешь покрошить салат, вымыть раковину или навести порядок на кухне. Занятия на велотренажере можно совмещать с чтением книг или конспектов при подготовке к экзамену. А вот против чтения газет в транспорте специалист по сохранению времени Арнольд Беннет категорический возражал, считая периодику главным расхитителем времени. И не зря, ведь за 40 минут по дороге на работу ты можешь успеть сделать упражнения по английскому, запомнить пару десятков новых слов, обдумать текст важного письма или выступления, прочитать пару глав из книги по специальности — или одолеть 30 страниц глянца. Что для тебя важнее?
Используй ожидание в дороге или в очереди к врачу для размышления, чтения или выполнения насущных заданий, и оно перестанет быть утомительным, а ты сможешь освободить вечер для встречи с родными или похода по магазинам.
Во время выполнения таких рутинных дел, как купание, пешие прогулки, уборка, стирка или мытье посуды, твой мозг вполне может поработать и решить пару задач, спланировать важное мероприятие или принять верное решение. Недаром Агата Кристи придумывала сюжеты своих детективов во время мытья посуды, а Архимед сделал свое знаменитое открытие во время принятия ванны. Это происходит потому, что наше подсознание все время работает над проблемами, которые мы себе ставим, и во время таких простых механических дел оно выдает нам ответы на вопросы и решение проблем. Используй любые возможности для совмещения дел, задавай себе вопрос: "Что еще я могу сделать сейчас, помимо того, что уже делаю?" и не упускай случая сохранить свое время. Например, ты можешь сэкономить время на поиске подарков, если приобретешь памятные вещицы заранее. Если, заходя в магазин посуды за новым заварочным чайником, ты замечаешь набор для суши, о котором мечтает твоя подруга, сделай покупку сразу. Так тебе не придется возвращаться в магазин еще раз и специально посвящать время поиску удачного подарка. Собираясь в салон красоты, старайся сделать все необходимые процедуры за одно посещение. Так, ты можешь начать делать маникюр, затем переместиться в парикмахерское кресло для окраски волос, а во время воздействия краски успеть покрыть ногти лаком, покрасить ресницы или придать форму бровям. Процедуры по уходу за телом у косметолога можно совмещать с программами для лица и т. д. А сколько всего можно переделать во время разговоров по радиотелефону! Разумеется, речь идет не о междугородних звонках, деловых переговорах или беседах с подругой, которую ты не видела с окончания школы. А вот во время ежедневных звонков мамы, которая описывает тебе поход к врачу, цены на мясо на Центральном рынке и содержание последнего выпуска "Окон", ты с чистой совестью можешь проверить электронную почту, вытереть пыль с телевизора, найти бланки на оплату коммунальных услуг, распечатать реферат и отправить SMS любимому.
Книга расходов и доходов (времени)
Заведи дневник, в котором ты будешь подробно записывать, как ты тратишь свое время. Одной или двух недель наблюдений вполне достаточно, чтобы понять, например, что чтение журналов отнимает у тебя куда больше времени, чем ты предполагала, и что за счет просмотра телесериалов можно выкроить время на посещение пилатеса или курса антицеллюлитного массажа. Анализируй, на что было потрачено время, какая работа приносит важный результат, а какая лишь тормозит процесс, кто или что вынуждает тебя терять время попусту. Ответив на эти вопросы, ты сможешь скорректировать планы и избежать ошибок в будущем.
Не разводи макулатуру
Не дай себе утонуть в завале бумаг и электронных архивах — возьми за правило уделять входящим файлам, сообщениям и документам несколько минут времени сразу, а затем уже не возвращаться к ним. Не откладывай их в сторону: поставь свою резолюцию, ответь на письмо, внимательно ознакомься с информацией. У тебя на это есть две веских причины. Во-первых, ты уже затратила свое время на ознакомление с документом, осталось только закончить с ним, в то время как повторное обращение к бумаге потребует очередного прочтения и обдумывания. Во-вторых, велика вероятность, что документ просто затеряется в залежах себе подобных, и ты пропустишь нужную информацию или потеряешь связь с важным партнером из-за того, что вовремя не ответила на его сообщение.
Расписание для сов и жаворонков
Определи, на какое время приходится всплеск твоих творческих способностей и рабочей энергии. Если ты относишься к отряду жаворонков, все важные дела старайся переделать после обеда, а на вечер отложить обязанности, не требующие значительных усилий с твоей стороны. По крайней мере, согласись, глупо тратить утро, когда ты кипишь энергией, на болтовню в аське или просмотр форума, пусть даже экономического! Зато когда ты переделаешь массу важных заданий и твои силы пойдут на убыль, запись в ЖЖ или чтение профильного журнала станут для тебя отличным отдыхом в награду за плодотворную работу. А вот для сов, чей рабочий день начинается с раннего утра, не будет ничего предосудительного в том, чтобы утро посвятить ленивому копанию в бумагах или участию в виртуальной дискуссии, ведь свою утреннюю бездеятельность они с лихвой компенсируют после обеденного перерыва, когда работоспособность их коллег-жаворонков пойдет на спад.
Таковы основные правила эффективного управления временем. Но существуют и другие секреты времени, которые позволят тебе эффективней организовать свое время и избежать его напрасных трат. Подробно познакомиться с ними ты можешь, прочитав книги "Гуру менеджмента" (глава "Эффективный тайм-менеджмент") Джона Адаира и "Организация времени" Глеба Архангельского — единственную на сегодняшний день книгу подобной тематики, написанную русским автором с учетом национальной специфики.
Никогда не поздно начать жизнь заново и никогда не поздно научиться управлять временем. Арнольд Беннет совершенно справедливо утверждал, что главная прелесть постоянного снабжения временем заключается в том, что мы не можем бесцельно потратить будущее время. Следующий год, следующий день, следующий час лежат приготовленные для нас, совершенно неиспорченные, как если бы мы никогда не потратили бесцельно и бестолково ни одного момента за всю свою карьеру. Так начни писать свою собственную сказку о найденном, приумноженном и с пользой проведенном времени уже сегодня, сейчас, сию минуту!
