Как расставлять приоритеты и использовать время с максимальной пользой.
Вам никак не удается справиться с нескончаемым потоком дел? Бросили все силы на решение одной задачи и упустили из виду более серьезную? К сожалению, такая ситуация знакома многим, и вы не исключение.
Создать удобный распорядок дня, выстроить приоритеты, успевать многое и при этом качественно отдыхать помогает тайм-менеджмент. Матрица Эйзенхауэра – одна из самых эффективных техник управления временем. Придумал ее Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, 34-й президент США. Техника планирования помогла такому занятому человеку максимально эффективно использовать рабочее время и справляться с огромным объемом задач. То, что помогло президенту, думаю, поможет и вам, так что давайте расскажу подробней.
Для чего нужна матрица Эйзенхауэра в тайм-менеджменте
Если вы не успеваете сделать текущие дела, при этом чувствуете себя уставшим и разбитым, то причина кроется не в том, что вы плохо работаете. Скорее всего, вы неверно выбираете цели и расставляете приоритеты.
Матрица Эйзенхауэра помогает рассортировать текущие задачи в зависимости от их важности и сложности. При этом вам не придется тратить много времени на записи, обдумывания степени важности и проводя анализ своей работы. Методика проста в реализации и понятна всем.
Схема матрицы Эйзенхауэра
Ну что ж, приступим. Матрица состоит из четырех квадратов, каждый из которых что-то значит. Возьмите лист бумаги и разделите его на 4 равных части. Вертикальная ось показывает степень важности, более важные дела будут сверху. Горизонтальная ось демонстрирует срочность: слева наиболее срочные дела, а справа те, которые можно отложить. На рисунке вы видите, как выглядит незаполненная матрица.
Далее проанализируйте список дел, ответив всего на два вопроса:
- Это срочно?
- Это важно?
В зависимости от ответа записывайте задачу в один из секторов. Подробнее о том, как заполнять матрицу, вы можете узнать из видео.
Срочные и важные дела
Пытайтесь в первый квадрат вносить как можно меньше дел. Когда вы мастерски овладеете инструментами тайм-менеджмента, он и вовсе будет пустовать. Дело в том, что важные дела становятся срочными из-за неумения правильно распределять ресурсы, лени и прокрастинации.
Записывайте в первый сектор:
- Дела, которые мешают вам достигнуть цели. Например, вы ищете работу. Для этого вам нужно посмотреть имеющееся вакансии и отправить резюме на понравившиеся позиции. Это дело важное и срочное, ведь без этих действий найти работу у вас не получится.
- Дела, которые могут навредить выполнению других задач и привести к возникновению жизненных трудностей. Если вы сейчас не займетесь сбором информации для статьи, вы не сможете ее вовремя написать, подведете коллег и начальство.
- Проблемы со здоровьем. У каждого второго в крови заложен страх врачей, мы любыми силами оттягиваем момент обращения в поликлинику, даже если неважно себя чувствуем. Но вопросы со здоровьем нужно решать, не откладывая. Без раздумий записывайте их в первый сектор.
Не забывайте о делегировании. Если вы можете кому-то поручить выполнение задания, смело используйте эту возможность.
Важные, но не срочные дела
В этот квадрат записываются важные дела, на выполнение которых не установлены дедлайны. То есть вы можете их сделать качественно и основательно, не спеша. У большинства людей как раз этот сектор максимально заполнен, в него вписываются следующие задачи:
- Текущие рабочие процессы. Например, вы планируете увеличить прибыль компании за полугодие. Для этого нужно разработать план действий и внедрять его в жизнь.
- Обучение. Курсы по повышению квалификации, образование в учебных заведениях – долгосрочная и важная цель, но достигать ее вы будете постепенно.
- Занятия спортом. Физическая активность – неотъемлемая часть жизнедеятельности здорового человека, но она не требует строгих дедлайнов.
Хотя занятия из квадрата В не имеют жестких временных рамок, не стоит откладывать их выполнение. Потому что тогда они попадают в сектор А и у вас уже не будет времени не раскачку, придется все делать быстро, а это не всегда хорошо отражается на качестве.
Срочные, но не важные
Дела из квадрата С никак не помогут вам приблизиться к желаемому результату или достичь цели. Но если их не выполните, будете находиться в состоянии тревоги, не сможете концентрировать внимание на действительно важных вещах. Поэтому выход один – быстро сделать и забыть.
Часто в этот квадрат записывают такие дела, как неконструктивные совещания, незавершенные диалоги в социальных сетях, неожиданно пришедшие гости.
Не срочные и не важные
Дела из последнего квадрата наименее полезны. Они никак не помогают вам продвигаться к цели, развиваться и расти как профессионал и личность. Но именно они наиболее привлекательны, и сами того не замечая, мы тратим на них намного больше времени, чем на важные и полезные дела. Что же это?
- Просмотр развлекательных шоу и сериалов.
- Игры на телефоне, компьютере или приставке.
- Серфинг в социальных сетях. Поверьте, от того, что вы увидели, как поправилась ваша одноклассница и узнали, где отдыхает Ольга Бузова, ваша жизнь никак не изменится. А вот потраченного времени уже не вернешь.
- Бесцельная болтовня по телефону. Обсуждать нового ухажера подруги, может, и интересно, но никакого отношения к развитию эти разговоры не имеют.
Список можно продолжать до бесконечности. Но именно эти дела помогают расслабиться и отдохнуть. Я не рекомендую вам отказываться от них полностью. Просто впишите их план и возвращайтесь только после того, как полностью разберетесь с задачами из других квадратов матрицы Эйзенхауэра.
Как правильно расставить приоритеты
Основная сложность при составлении матрицы – неверная оценка ситуации и потенциальной задачи. Иногда люди записывают дела, место которых в квадрате С, в сектор А. Дело в том, что в первую очередь, они оценивают срочность, не обращая внимания на важность.
Помочь правильно определить важность вам помогут следующие вопросы:
- Какие последствия меня ждут, если я не сделаю текущее дело? Согласитесь, если вы не поздравите бывшего коллегу с Днем рождения, ничего критического не случится, а вот невыполненный отчет грозит куда более серьезными последствиями.
- Может ли выполнить это дело кто-то вместо меня? Пойти к врачу вместо вас точно не сможет никто. А вот тратить время на приготовление ужина вовсе не обязательно, еду можно заказать и в кафе.
- Важна ли данная задача для достижения текущей цели?
Заключение
Несмотря на сложное название, матрица Эйзенхауэра – простая и в то же время эффективная методика планирования и расставления приоритетов. Попробуйте ее составить хотя бы один раз на текущий месяц, в итоге у вас будет больше свободного времени, а число выполненных задач вас удивит.
