Порядок перехода на электронные трудовые книжки: пошаговая инструкция. Достоинства и недостатки электронных трудовых книжек.
Содержание
- Понятие электронной трудовой книжки
- Основные нововведения
- Действия работодателя по изменению формата трудовой книжки
- Создание локальных актов о проведении мероприятий по изменению формата трудовой книжки и о назначении ответственного
- Создание или переоснащение технической базы с целью обеспечения готовности к предоставлению информации
- Создание вариантов уведомления об изменении формата ТК
- Проверка бумажных трудовых книжек
- Внесение дополнительной информации в локальные акты предприятия
- Формирование отчетной документации
- Уведомление персонала
С 1 января 2021 года в России планируется переход на электронные трудовые книжки. Специалисты рассказали о плюсах и минусах такого документа и разъяснили работодателям порядок действий.
Понятие электронной трудовой книжки
Электронная трудовая книжка создается в цифровом формате и используется вместо бумажного документа либо параллельно с ним. Так или иначе она появится у всех официально трудоустроенных граждан.
Цифровой документ включает в себя практически весь перечень сведений, содержащихся в бумажной версии:
- место работы и периоды занятости;
- должность (специальность, профессию);
- квалификацию (категорию, класс);
- даты приема на работу, перевода, прекращения трудовых отношений;
- основания для расторжения трудового договора.
Владелец ЭТК сможет контролировать правильность ведения записей, воспользовавшись ресурсами Госуслуг и ПФР.
При необходимости бумажный вариант выписки из ЭТК можно получить у работодателя, а также в отделении Пенсионного ведомства или в Центре «Мои документы», независимо от территориального расположения компании и места жительства.
Интересно! Земельный налог для юридических лиц в 2021 году
Основные нововведения
С 1 января 2020 года действуют два варианта ведения трудовых книжек — в бумажном и в электронном виде (на специальном ресурсе ПФР). С того же момента наниматель обязан передавать информацию о работе каждого сотрудника в электронном виде.
С 1 января 2021 года работник должен определить дальнейший вариант ведения трудового документа: исключительно в цифровом формате или в бумажно-электронном варианте.
Работодатель может создать ЭТК, исключая бумажный формат, только по соглашению с работником.
Для лиц, впервые приступивших к трудовой деятельности с 1 января 2021 года, документ автоматически выдается в электронном виде.
Действия работодателя по изменению формата трудовой книжки
Внедрение нового механизма оформления трудовых книжек требует от работодателя определенных действий согласно пошаговой инструкции перехода.
Создание локальных актов о проведении мероприятий по изменению формата трудовой книжки и о назначении ответственного
Любая инновация в конкретной компании начинается с утверждения плана действий. В этом случае она может содержаться в приказе по основному виду деятельности о переходе на электронную версию ТК.
Кроме того, издается приказ о назначении сотрудника, ответственного за внесение цифровой информации. Это может быть либо специалист по кадрам, либо другой работник компании.
Создание или переоснащение технической базы с целью обеспечения готовности к предоставлению информации
На этом этапе проверяются возможности программного обеспечения по передаче цифровых сведений в ПФР. Также необходимо создать е-мейл, который будет использоваться работниками для отправки заявок на получение необходимых данных.
Создание вариантов уведомления об изменении формата ТК
Работодатель разъясняет работникам правила введения электронных трудовых книжек, а также информирует сотрудников об их праве на сохранение трудовой книжки в бумажной версии. Согласно законодательству РФ, уведомления составляются в письменной форме.
Уведомить сотрудников можно двумя способами: через единое информационное письмо, где сотрудники ставят подпись, либо посредством оформления уведомительного документа на каждого работника.
Интересно! Земельный налог для юридических лиц в 2021 году
Проверка бумажных трудовых книжек
Перед тем как внедрить электронный вариант трудовой книжки, необходимо убедиться в правильности сведений, зафиксированных на бумажном носителе. Особое внимание уделяется следующей информации:
- наименование предприятия/организации;
- должность работника и его персональные данные (ФИО, дата рождения, специализация, образование);
- даты начала деятельности на предприятии, переводов и прекращения трудовых отношений;
- реквизиты приказов о поступлении на работу и увольнении;
- ссылки на статьи Трудового кодекса в записях об увольнении, формулировки.
Внесение дополнительной информации в локальные акты предприятия
Все нововведения и дополнения, касающиеся трудовых книжек (к примеру, инструкция по делопроизводству), должны быть отражены в локальных актах предприятия. Так работодателю необходимо указать, каким образом будут доставляться, храниться и обрабатываться электронные данные о работе сотрудников и как они будут выдаваться.
Дополнения вносят также в должностную инструкцию кадровика (лица, его заменяющего), на которого возложены обязанности по формированию электронной базы, отчетности и выполнению иных мероприятий, связанных с обработкой информации о занятости персонала.
Формирование отчетной документации
Чтобы ПФР получал сведения о занятости персонала, нанимателю необходимо формировать и сдавать документацию по отчетности, используя форму СЗВ-ТД. С января текущего года указанная информация предоставляется до 15-го числа месяца, следующего за месяцем начала деятельности в организации, перевода либо увольнения.
Если число работников компании превышает 25 человек, передаваемые данные подписываются усиленной электронной подписью.
С 1 января 2021 года помимо ежемесячного отчета по форме СЗВ-ТД работодатель будет предоставлять отдельную информацию о поступлении сотрудников на работу и прекращении трудовых отношений. Сведения направляются в Пенсионный фонд не позднее даты, следующей за днем издания приказа.
Уведомление персонала
Действующие сотрудники, которые заранее были уведомлены о предстоящих изменениях, должны выбрать вариант ведения документа и сообщить о своем решении работодателю до 31.12.2020 путем отправки соответствующего заявления.
Если работник отказался от ведения трудовой книжки на бумаге, работодатель обязан вернуть ее после 1 января 2021 года.
Преимущества и недостатки цифровых версий
Как и любой другой документ, цифровая версия имеет свои плюсы и минусы.
Преимущества:
- Снижается вероятность ошибок и внесения недостоверной информации, поскольку форма заполняется системой, а не работодателем.
- Все заинтересованные лица (ПФР, работодатель, персонал) имеют полный доступ к информации, содержащейся в ТК. Это значительно упрощает процесс оформления различных выплат, включая пенсионные пособия.
- В отличие от бумажного варианта, ЭТК невозможно потерять, она не подвержена физическому воздействию.
- При смене места занятости не придется получать бумажный вариант документа и передавать его новому работодателю.
- Цифровой формат облегчает работу с документом, что особенно важно в условиях карантинных ограничений.
- Контролирующие органы, как и сам работодатель, могут формировать статистические и аналитические отчеты, а трудящиеся легко проверят правильность введенных данных.
Интересно! Налог на вклады свыше 1 миллиона рублей
Недостатки:
- Работодатель должен будет взять на себя расходы по настройке механизма учета персонала и оформлению электронной подписи.
- Многие граждане опасаются утечки информации из ЭТК. Но разработчики проекта уверяют, что информационная база ПФР, аттестованная в соответствии с законом о защите персональных данных, способна обеспечить сохранность полученных сведений.
- В цифровой версии нет страниц, содержащих данные о наградах, поощрениях, полученном образовании, профессии и специальности.
Итоги
Согласно поправкам, внесенным в трудовое законодательство, с 1 января 2021 года вступает в действие новая форма ведения трудовых книжек.
Сотрудники, желающие сохранить бумажную копию документа, должны уведомить об этом работодателя до 31 декабря 2020 года.
Для работников, впервые принятых на работу после 1 января 2021 года, трудовая книжка создается только в цифровом формате.
