Хотите управлять временем? Это очень просто.
В сутках всего 24 часа. Но почему-то некоторые люди успевают продуктивно поработать, провести время с семьей, заняться домашними делами и неплохо отдохнуть. В то время как другие топчутся на месте и не могут завершить ни одну задачу, и при этом ни о каком досуге и полноценном отдыхе даже речь не идет.
Дело в том, что первая категория людей использует сознательно или интуитивно техники тайм-менеджмента. Однако каждая методика имеет ряд особенностей. Надеюсь, вы сможете подобрать вариант под свои запросы.
Что такое тайм-менеджмент
Тайм-менеджмент – это набор знаний и техник, направленных на увеличение продуктивности и эффективности деятельности при минимальных усилиях.
Простыми словами, освоив тайм-менеджмент, вы научитесь контролировать время. Звучит многообещающе, ведь время – ресурс, который невозможно купить или отмотать назад.
Какие факторы мешают делать все вовремя
Вы когда-нибудь задумывались, что тормозит ваше развитие и заставляет постоянно откладывать дела на потом или выполнять элементарную задачу слишком долго?
Выделяют несколько причин такого поведения. Подумайте, что присуще конкретно вам.
Прокрастинация
Это склонность постоянно откладывать выполнение дел. Предлог для перенесения сроков выполнения задачи находится любой, человек без труда отыщет 100 причин, почему стоит сделать намеченное через час, завтра, через неделю, в течение месяца. А вместо этого будет заниматься другими делами, лишь бы не переходить к ненавистной задаче.
Многие путают прокрастинацию с ленью, но это неверно. Ленивый человек тратит освободившееся время на отдых, сохраняя силу и энергию. При прокрастинации энергия не накапливается, а тратится на ненужные задачи. Возникает желание отложить выполнение дел из-за отсутствия мотивации, неправильно расставленных приоритетов и невозможности реально оценить объемы задания.
Подробнее о прокрастинации рассказано в видеоролике:
Перфекционизм
Это убежденность в том, что можно достичь идеального результата, а некачественно выполненная работа не имеет права на существование. Перфекционисты готовы совершенствовать все до бесконечности, пытаясь приблизиться к мифическому идеалу.
Зачастую такое улучшение не имеет смысла, всегда можно найти, к чему придраться. Вместе с тем затраченное время и усилия можно было направить в другое русло.
Отсутствие необходимых ресурсов
Когда вы болеете или испытываете сильный стресс, вам тяжело сосредоточиться на выполнении задач и продуктивно использовать время.
Главная задача в такие периоды – адекватно оценивать собственное состояние и не перегружать себя лишними делами.
Эффективные методики управления временем
Управление временными ресурсами требует комплексного и системного подхода. Нельзя бросать начатое на полпути и пускать все на самотек, если вы хотите достичь поставленной цели.
При помощи тайм-менеджмента вы как раз и сумеете научиться ставить правильные цели и добиваться их осуществления в поставленные сроки. При этом ваша жизнь будет посвящена не только работе, останется время на саморазвитие, досуг и хобби.
Метод помидора
Вам понадобится таймер. Заведите его на 25 минут и это время полностью посвятите выполнению определенного задания. Ни на что не отвлекайтесь и окунитесь с головой в работу. По истечении этого периода заведите таймер на 5 минут и потратьте их на отдых.
Затем снова поставьте таймер на 25 минут и повторите цикл. После 4-х циклов сделайте больший перерыв на отдых (30 минут). Этот метод позволяет сконцентрироваться на выполнении дела, а смена деятельности помогает исключить переутомление.
Вы можете спросить: при чем же тут помидор? Дело в том, что автор данной техники использовал кухонный таймер в форме помидора. С тех пор название и сохранилось.
Временные блоки
Многие люди составляют перечни дел, но все равно не успевают их выполнить. Предлагаю вам не только составлять список поставленных задач, но и определять четкие временные рамки, отведенные только на это дело.
На первый взгляд, напоминает распорядок дня. Но это не совсем так, вам следует указать временные интервалы только для важных задач, остальным временем вы можете распоряжаться по своему усмотрению.
На первых порах вам будет сложно адекватно оценить собственные силы и понять, как долго делается определенное задание. Но со временем вы научитесь реально смотреть на ситуацию и ставить разумные временные интервалы.
«Съесть лягушку»
В тайм-менеджменте под лягушкой подразумевают самое сложное и неприятное дело, которое вам очень не хочется выполнять. Такое сравнение появилось с легкой руки Марка Твена. Именно он когда-то сказал, что если съесть лягушку с утра, остаток дня будет чудесным, ведь самое страшное с вами уже произошло.
Обозначьте самую ответственную, энергозатратную задачу, которая вызывает тревогу и прокрастинацию. И выполните ее самой первой. После этого ваше настроение улучшится, вы почувствуете прилив сил и энергии, а день проведете более продуктивно и эффективно.
Автофокус
Порой мы долго сидим над списком дел, скрупулезно оцениваем, какая задача на данный момент в приоритете, а что лучше отложить. Но попробуйте довериться подсознанию.
Напишите список задач. Медленно и вдумчиво прочтите его. Если интуитивно остановились на какой-то задаче и почувствовали, что хотите выполните именно ее, смело приступайте к реализации. Только много не думайте, выбор должен произойти сам по себе. Сделанную задачу вычеркните и снова перечитайте список.
Это метод подойдет творческим и импульсивным людям, которым сложно жить в четких рамках и следовать строгому распорядку.
Канбан
Это японская техника, помогает контролировать этапы выполнения определенных процессов и наглядно видеть прогресс.
Вам нужно составить таблицу из трех столбцов: «Задача», «Выполняется», «Сделано». На протяжении дня дело постепенно переносится из одного столбца в другой. Так вы наблюдаете, на каком этапе находитесь в данный момент и что еще нужно сделать.
Количество столбцов не ограничено, вы можете детально прописывать промежуточные этапы на пути к выполнению. Очень удобно это делать с помощью доски и стикеров, подписанные стикеры с задачами просто переклеиваются по мере выполнения дела.
Принцип 60 на 40
Жизнь непредсказуема, даже идеально распланированный день может может не задаться из-за внезапно возникшей преграды. Поэтому рекомендую планировать только 60 % своего времени, а остальные 40 % оставлять свободными на случай непредвиденных ситуаций.
Так вы будете меньше переживать, если что-то идет не по плану, и получите запас времени на выполнение задуманного.
Тайм-менеджмент по хронотипу
Все мы разные. У некоторых людей наивысшая продуктивность наблюдается утром, другие же готовы творить и работать только перед сном.
Важно выяснить, к какому типу относитесь вы, и составить распорядок дня таким образом, чтобы наиболее важные дела приходились на ваш пик продуктивности.
Этапность
Техника заключается в том, что необходимо переходить к следующему пункту в перечне задач только после того, как вы закончите предыдущее дело.
Так вы повышаете качество работы, ведь при переключении с одной задачи на другую можно упустить важные моменты. Главное – сконцентрироваться на выполнении, а не спешить завершить задачу, чтобы побыстрее перейти к другой.
Метод салями
Когда перед вами стоит сложная задача, не впадайте в панику, думая, что она вам не под силу.
Просто разделите ее на маленькие подпункты (как колбасу) и делайте поэтапно. Тогда даже самые грандиозные планы будут казаться не такими масштабными и сложными.
Заключение
Техники тайм-менеджмента направлены на то, чтобы рационально использовать время. Планирование, определение приоритетов, временные дедлайны не только не прибавят работы, но и освободят время для приятных занятий. Надеюсь, какая-то из техник или несколько сразу пришлись вам по душе, и вы с удовольствием будете использовать их в жизни.
